如何把握設(shè)備管理制度流程記錄的詳略程度？
【日期】2012年12月7日-12月10日
【來源】“中國設(shè)備管理”QQ群，群QQ號：283752911
【提出】王老吉徐偉：管理制度、流程、記錄表格詳細程度如何把握？設(shè)計得簡潔，領(lǐng)導(dǎo)或外部人員看起來就覺得粗，設(shè)計細化一點，需要填的內(nèi)容多一點，員工就覺得復(fù)雜，不愿意看和用，這個度怎樣把握才算好？
【主要參與討論者】蔣良君、李智、徐偉、強加龍、符雅峰、袁岳鋒、左權(quán)、張吉云 （排名按參與討論的先后順序）
【整理】 蔣良君
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1.對制度的詳略程度把握。
這 個主要取決于你要控制的過程的復(fù)雜程度 和文件層次。比如：設(shè)備前期管理中對購置設(shè)備前的選型論證，在你的QEO或HSE等體系手冊內(nèi)，就注明有某個單位主辦設(shè)備前期管理，主要控制好哪些方面， 具體執(zhí)行請參照某某程序文件就行了。在2層程序文件文件內(nèi)，你就必須要規(guī)定，哪些類別的設(shè)備，應(yīng)該由哪些部門的哪些崗位參與，主要論證的內(nèi)容是哪些。若企 業(yè)技術(shù)力量雄厚，還可以展開到3層文件，對企業(yè)內(nèi)關(guān)鍵設(shè)備，具體選型的項目和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，最好就要建立，形成設(shè)備選型的技術(shù)庫（可以用軟件平臺實現(xiàn)。）。通 常編制制度前，是先策劃流程圖，然后根據(jù)流程圖及所涉及到的單位、活動來編寫制度，對可能會出問題的環(huán)節(jié)，或容易出問題的環(huán)節(jié)，文件表述應(yīng)具體，重點要點 不能放過。對于一些對過程及結(jié)果影響不大的活動，可以輕描淡寫，但是，流程與與流程的接口必須描述清晰，如：車間員工在點檢時發(fā)現(xiàn)設(shè)備問題，若自己不能處 理的，應(yīng)用啥方式向誰反映，接收信息者應(yīng)如何處理。
2、對流程圖的詳略程度把握。
運用流程圖最多的文件通常是2層的程序文件。流程圖最基本的目的就是要讓看者一看就明白了某個過程來龍去脈，流程圖應(yīng)形成一個閉環(huán)，過程與過程的銜接處，能和另一個關(guān)聯(lián)的流程圖對應(yīng)上。
詳略程度， 與繪制流程圖的表達方式有關(guān)、與過程的復(fù)雜程度有關(guān)、與編流程圖人的綜合水平有關(guān)。比較詳細的流程圖，包括了活動過程、涉及的職能單位、過程要點提示、所 遵循的制度標(biāo)準(zhǔn)，需使用或形成的記錄等，通常，可以參考軟件公司編制的流程圖，軟件公司的流程圖是比較標(biāo)準(zhǔn)化的格式。比如：ERP大流程是一張A3紙，然 后各模塊各操作就有幾十個詳細流程+圖文并茂的模塊操作指南。當(dāng)然，對于流程的詳略，這里只能說個通常的方法，具體的，還是取決于編制流程圖的人了。
流程的書面表述是流程圖。對于流程而言，就是強家龍說的：“在能控制節(jié)點的情況下，流程肯定是越簡化越好。所以流程的詳略程度，關(guān)鍵是清理管理節(jié)點，確定重點。”流程分析與優(yōu)化，也是提升管理及效率方法之一。
3、對記錄的詳略程度把握。
記錄的設(shè)計，前面軟件公司的兩位老師的建議比比較好。記錄要滿足：
1）驗證用。如：外部審核用、內(nèi)部審計用、過程記錄用等。
2）統(tǒng)計分析及改善用。通過對數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，容易把握重點項，容易進行后續(xù)的分析及改善信息輸入。有統(tǒng)計分析，才有數(shù)據(jù)證明是否有進步。
3）需滿足設(shè)備信息化管理的基本需要。這個基本需要就是企業(yè)設(shè)備管理所必須的數(shù)據(jù)要有。
4）應(yīng)方便人員記錄，且不會占用一線人員太多的時間。比如卷煙廠，卷包的點檢表、制絲的、動力的點檢表可以不一樣，記錄的要求也可以不一樣，應(yīng)結(jié)合具體的管理和使用來設(shè)計。
5）設(shè)計記 錄表時（表格字段/項目），盡量考慮到一表多功能，也就是能滿足多個單位的需求，但必須要方便記錄且不占用太多時間緊。比如最近煙草企業(yè)搞安全生產(chǎn)管理， 用于1臺燃氣鍋爐的設(shè)備安全點檢表的項目就比設(shè)備專業(yè)的還多，這就有問題了，對于基層運用，可以整合下，以減少員工填寫的時間。提示：不是不重視安全，而 要有側(cè)重。對于安全專業(yè)的，可以將與設(shè)備安全有關(guān)的設(shè)計成某設(shè)備安全點檢表。
6）信息化系統(tǒng)配置好的，手工記錄可以簡化，只要能達到控制目的就行。比如青島卷煙卷煙包操作崗的點檢維護記錄，因設(shè)備旁有終端，員工可以看到詳細的點檢標(biāo)準(zhǔn)，若點檢時是正常的都不用記錄，只記錄異常，這也是不錯的。
張吉云建議：
1、記錄要和現(xiàn)場管理相結(jié)合，適度和滿足需要即可；并非越詳細或越簡單就好——適用；能夠把需要的信息內(nèi)容體現(xiàn)出來，那才是最好的；
2、需要和企業(yè)的相關(guān)貫標(biāo)文件進行結(jié)合，即與管理層以及相關(guān)部門要結(jié)合，那些文件可簡化，那些表單可用電子化替代，或打印輸出即可；或適當(dāng)時機更改貫標(biāo)文件要求，以不加大現(xiàn)場人員的工作量，同時滿足企業(yè)的要求，這樣落到實地，才是適用的表單；
3、需要和 信息化系統(tǒng)結(jié)合，對表單進行優(yōu)化和改進，在改進的同時梳理貫標(biāo)文件，以對應(yīng)新的表單，并用信息化系統(tǒng)予以支撐，最重要的是表單記錄要落到實處，不是制定 ——總的來說，表單制定和優(yōu)化完善，并非要求一步到位，逐步完善和優(yōu)化過程，當(dāng)然最好能有信息化支撐，那是最好的模式，“節(jié)能降耗”，不是嗎
一個企業(yè)的程序級流程圖和表單的設(shè)計，可以折射出這個企業(yè)的管理團隊的水平。就如現(xiàn)場的6S一樣，可以折射出企業(yè)的現(xiàn)場管理水平，從員工食堂、住宿、廁所的管理，可以看出這個企業(yè)對員工的用心程度。
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