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答疑:如何簡化車間操作人員填寫很多記錄的問題?

 

摘要:本答疑針對(duì)改善操作崗填寫很多記錄,提出了改善的7步驟,從上到下,系統(tǒng)策劃,針對(duì)改善,以減少不必要的非增值工作的浪費(fèi)。
 

提問:云南錫業(yè)-文:不知道各位老師因車間要填寫記錄太多的問題苦惱過,一個(gè)部門下發(fā)七八個(gè)記錄 , 加起來就是幾十本,操作人員一直很苦惱啊,有沒有什么好的方法來解決?2019/10/9

答疑:成都華標(biāo)企管 蔣良君 2019/10/10
    在很多企業(yè)的管理體系從少到多,管理的制度和表格也隨著體系的增多而增多。企業(yè)管理優(yōu)秀的,通常是從“簡單——繁雜——簡潔”這樣一個(gè)過程,你公司目前就處在“繁雜”的階段,這也是很多企業(yè)都存在的共性問題。體系多了,做了加法,你現(xiàn)在要做的是做減法。對(duì)于制度、表格的多和復(fù)雜,管理改善其實(shí)可以用簡單有效的方法,那就是:
在合法合規(guī)的情況下,用精益思維和IE四大原則來評(píng)審你現(xiàn)有制度、表格,就可以化繁為簡,以減少填寫表格的浪費(fèi),用更多的時(shí)間做有價(jià)值的工作。
    文工說的雖然是操作人員填寫的記錄,這其實(shí)是涉及到公司職能部門各自負(fù)責(zé)管理體系中涉及的表格,因此,這樣的改善,還需從上到下,也就是:從上到下,系統(tǒng)策劃,針對(duì)改善。

根據(jù)我在企業(yè)曾經(jīng)做表格改善的經(jīng)驗(yàn),梳理了下,分享給你,以下方法僅供參考:

改善思路7步驟:
1.【成立專項(xiàng)小組】
成立制度和表單整合優(yōu)化專項(xiàng)改善組【制度表格專項(xiàng)改善組】。小組人員應(yīng)對(duì)你公司的多體系都比較熟悉,且熟悉公司的具體運(yùn)作,包括每張表單的每個(gè)字段的具體用途。

2.【收集表格】
首先,收集公司里所有的表格,系統(tǒng)內(nèi)的表格、電子表格、紙質(zhì)表格(特別是現(xiàn)場人員要填寫的記錄)。收集時(shí)表單時(shí),可按將表格按部門進(jìn)行收集,注意區(qū)分哪些是各單位通用的,哪些是某各部門或車間專用的。

3.【評(píng)審表格】
小組對(duì)每張表格的用途、字段等進(jìn)行逐項(xiàng)評(píng)審,并
運(yùn)用精益思維(哪些表格存在管理上的浪費(fèi)?)和IE四大原則:取消、簡化、合并(整合)、重排,對(duì)表格進(jìn)行改善管理改善。能取消的就取消,不能取消的就考慮合并、簡化,并考慮哪些字段需優(yōu)化(增減)。
在增修、減少表格時(shí),
不僅要考慮到表格的內(nèi)容改善,也需要考慮到表格的審批權(quán)限是否合理?如何劃分比較合理(平衡好受控與效率的關(guān)系)?
提示1:特種設(shè)備管理、計(jì)量管理、安全管理等法規(guī)要求的制度、表格,在合法合規(guī)的情況下,也可以簡化、整合、優(yōu)化。
提示2:有些表格的取消或簡化,可能需要得到有改善意識(shí)的高管支持。例如:點(diǎn)檢記錄,點(diǎn)檢的目的是發(fā)現(xiàn)問題,記錄的方式有3種:逐項(xiàng)記錄(相對(duì)浪費(fèi)時(shí)間)、多項(xiàng)合并記錄(簡化記錄),只記錄問題(正常的不記錄,相當(dāng)于取消記錄)。用PDA巡檢,記錄的時(shí)間可能浪費(fèi)在選擇檢查項(xiàng)目的菜單上。
提示3:除了記錄的方式影響記錄時(shí)間外,記錄的時(shí)間間隔也影響記錄所用的時(shí)間。例如:有在線測振測溫的,則沒必要每2小時(shí)人工再去檢測并記錄,檢測的頻次可以大大減少。

 




 

4.【實(shí)施改善】
1).對(duì)因確認(rèn)或?qū)徟鷻?quán)限不合理而浪費(fèi)時(shí)間的,列出清單并附表單,寫明理由,找時(shí)間與高層逐項(xiàng)溝通。
2)根據(jù)表格評(píng)審的結(jié)果,對(duì)需合并、簡化、優(yōu)化的表格,由小組人員分工修改。
3)將修改后的表格,小組再會(huì)同討論,無意義后初步定稿。
4)在EXCEL內(nèi)編制改善后的
《表格清單》,包括表單的名稱,適用的部門或車間、通用或?qū)S?、系統(tǒng)/電子/紙質(zhì),表單權(quán)責(zé):編制、審核/確認(rèn)、核準(zhǔn),以及幾聯(lián)、保存單位、保存期限、表格編號(hào)等。
注:我以前在企業(yè)工作時(shí)(雖然是2002年改善的,但改善的思路和方法,仍然沒過時(shí)),將全公司表格進(jìn)行專項(xiàng)改善后,編制了《表單審核權(quán)限一覽表》,明確了表單的管理要求,并各單位的簽核權(quán)限。以下是文件的局部,僅供參考。

 


5)將增修后的表格,按公司的文件審批程序,辦理表格會(huì)審(表格涉及到哪些單位,則由那些單位領(lǐng)導(dǎo)參與會(huì)審)。
 

5.【文件修訂】
1)將通過審核的
每張表格涉及到的文件(管理制度、作業(yè)指導(dǎo)/規(guī)程/標(biāo)準(zhǔn)等),修訂到位。
2)將增修后的文件,按公司的文件管理增修審批程序辦理,發(fā)布。

6.【培訓(xùn)到位】
用ppt編制專項(xiàng)改善成果匯報(bào)。要點(diǎn)如下:
1)改善前后數(shù)據(jù)對(duì)比。
對(duì)修訂后的表格、文件,對(duì)相關(guān)崗位應(yīng)具體培訓(xùn)到位,確保使用人員對(duì)文件應(yīng)知,確保會(huì)正確、規(guī)范填寫表格(包括系統(tǒng)或電子文檔)。
2)表格改善小組,做好執(zhí)行
監(jiān)督檢查與糾偏。各執(zhí)行單位領(lǐng)導(dǎo),做好執(zhí)行的自主檢查與糾偏

7.【匯報(bào)成果】
1)梳理改善前后的數(shù)據(jù)。將表格的改善情況(原表格總數(shù)量、各單位表格數(shù)量、優(yōu)化后的表格總數(shù)量、各單位表格數(shù)量)、現(xiàn)場人員填寫表格的數(shù)量和時(shí)間,改善前后的對(duì)比。也就是說:
通過表格專項(xiàng)改善后,車間員工填寫表格的數(shù)量減少了多少?時(shí)間節(jié)約了多少?
2)梳理改善前后典型表格的圖片對(duì)比。選擇少部分有代表性的。
3)表格改善,涉及到相關(guān)制度文件的修改情況、貫標(biāo)與執(zhí)行情況。
4)從本次專項(xiàng)改善中,哪些好的方法和經(jīng)驗(yàn),值得分享。
5)感謝對(duì)表格、制度改善給予支持的領(lǐng)導(dǎo),
表彰為本次改善表格、制度貢獻(xiàn)智慧的專項(xiàng)改善的人員。

 


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