向三星學(xué)會(huì)議管理
信息來(lái)源：寶鋼日?qǐng)?bào)
【摘要】：學(xué)習(xí)+不實(shí)踐=零；開會(huì)+不落實(shí)=零；布置工作+不檢查=零；抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。
韓國(guó)三星公司在上世紀(jì)90年代的崛起，首先以李健熙發(fā)起公司“會(huì)議文化”改良，建立起了良好的企業(yè)會(huì)議文化，使企業(yè)管理水平達(dá)到了一個(gè)前所未有的高度。在 《開會(huì)就要學(xué)三星》一書中，三星認(rèn)為經(jīng)營(yíng)良好的企業(yè)將會(huì)議用作如下功能：交流廣場(chǎng)和問題解決之所、思想之源和調(diào)整方向之所、集體協(xié)作的實(shí)踐之所、變化的熔 爐和變通藝術(shù)之所。在三星，永遠(yuǎn)不開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，會(huì)議沒有結(jié)果就是對(duì)公司的犯罪，沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就等于一場(chǎng)集體謀殺。在會(huì)議前，主持者必須把會(huì)議材料 提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好詢問、討論準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開始思考。三星把培訓(xùn)看成是節(jié)約時(shí)間成本的投資，培養(yǎng)員工，提升技能，讓 員工少犯錯(cuò)，本質(zhì)上提高了時(shí)間價(jià)值。三星有專門針對(duì)如何開會(huì)的培訓(xùn)，對(duì)每個(gè)層級(jí)的員工都有足夠的“會(huì)議訓(xùn)練”，而許多企業(yè)缺乏這樣的培訓(xùn)：如何開會(huì)、如何 主持、如何記錄、如何追蹤、如何對(duì)待分歧、如何匯報(bào)等。這些必要的訓(xùn)練，讓三星的會(huì)議變得高效。三星還建立起了會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟 蹤、稽核檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)、適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。還有，三星的會(huì)議文化特征之一就是記錄文化。資料的記錄和收集是為了不重復(fù)相同 的失誤。記錄文化是應(yīng)對(duì)知識(shí)創(chuàng)造型時(shí)代的捷徑。所以只有以記錄形式保存，才能夠容易地交換很多想法，進(jìn)化出更先進(jìn)的知識(shí)。
寶鋼發(fā)展置業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)積極推行會(huì)議管理制度，努力提升會(huì)議管理效率。在學(xué)習(xí)、消化三星會(huì)議文化的基礎(chǔ)上，逐漸形成了有自己特色的、適合公司實(shí)際情況的會(huì)議 管理體系。如利用公司內(nèi)部共享平臺(tái)、置業(yè)季刊，及時(shí)做好宣貫工作，確定了公司的會(huì)議準(zhǔn)則：凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備；凡是會(huì)議，必有主題；凡是會(huì)議，必有紀(jì)律； 凡是會(huì)議，必有議程；凡是會(huì)議，必須守時(shí)；凡是會(huì)議，必有記錄；凡是會(huì)議，必有跟蹤；凡是會(huì)議，必有結(jié)果；凡有結(jié)果，必有責(zé)任；凡有責(zé)任，必有獎(jiǎng)罰，并制 作成統(tǒng)一展板，在公司所有會(huì)議室里上墻，時(shí)刻提醒與會(huì)人員。有數(shù)據(jù)顯示，會(huì)議時(shí)間最好控制在1.5至2小時(shí)以內(nèi)，太長(zhǎng)的時(shí)間會(huì)超過人的疲勞限度。另外，我 們可以認(rèn)為，會(huì)議的時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+與會(huì)者旅行時(shí)間+會(huì)議秘書工作時(shí)間+會(huì)議服務(wù)工作時(shí)間），轉(zhuǎn)換成金錢成本=開會(huì)的時(shí)間 ×與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水，與會(huì)人員級(jí)別越高會(huì)議成本越高。為了控制會(huì)議時(shí)間，我們首先在各部門長(zhǎng)參加的行政例會(huì)上，擬定了座位順序表、確定了發(fā)言順序 以及每個(gè)人的發(fā)言時(shí)間，并建議領(lǐng)導(dǎo)將含提問、討論的總時(shí)長(zhǎng)控制在了1至1.5小時(shí)之間。
我們還通過抓會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后督辦等三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，以“PDCA+認(rèn)真”的工作態(tài)度，提出逐步推行會(huì)議管理的體系化、制度化變革，使改革后新的會(huì)議 運(yùn)作方式具有可持續(xù)生命力。我們梳理了置業(yè)公司的會(huì)議管理體系，將會(huì)議劃分為四大類別：公司經(jīng)營(yíng)管理會(huì)議、專題專業(yè)會(huì)議、黨群工作會(huì)議以及部門、項(xiàng)目組會(huì) 議，將公司全年的常項(xiàng)會(huì)議全部納入其中，并以公司管理文件《會(huì)議管理辦法》的形式固化。該辦法明確了會(huì)議組織的原則、程序、要求和標(biāo)準(zhǔn)等，各環(huán)節(jié)、各類會(huì) 議的責(zé)任單位以及管理職責(zé)等以及會(huì)后督辦、落實(shí)情況、獎(jiǎng)懲措施等，逐步實(shí)現(xiàn)痕跡管理、閉環(huán)管理。經(jīng)過反復(fù)修訂、試行大半年后，于8月1日起正式實(shí)施。在會(huì) 前準(zhǔn)備環(huán)節(jié)，我們要求至少提前一至兩天完成會(huì)議材料的收集，按統(tǒng)一格式以協(xié)同網(wǎng)聯(lián)絡(luò)件方式分發(fā)至各與會(huì)者。需總裁參加的臨時(shí)會(huì)議，應(yīng)事先填寫《會(huì)議任務(wù) 書》、《會(huì)議擬提議事項(xiàng)表》等，將會(huì)議名稱、議題、目的、會(huì)議材料、提議表決事項(xiàng)、參會(huì)范圍等予以明確。我們堅(jiān)持每次會(huì)議前對(duì)上次會(huì)后督辦事項(xiàng)進(jìn)行反饋， 會(huì)議記錄里要求反映會(huì)后安排、重要工作提示等。通過公司所有成員的堅(jiān)持和努力，目前公司內(nèi)部已逐步接受了相關(guān)理念、認(rèn)可了這種管理變革，提高會(huì)議實(shí)效，努 力做到開短會(huì)、講短話，力戒空話、套話；發(fā)揮了民主集中制的作用，既維護(hù)了正常、公平競(jìng)爭(zhēng)，做到有據(jù)可查、實(shí)現(xiàn)痕跡管理，也充分發(fā)揮了民主集中制的作用， 提升了公司整體的管理水平。下一階段我們的工作重點(diǎn)是致力于逐步提高會(huì)議組織的各環(huán)節(jié)質(zhì)量，建立起完整的評(píng)價(jià)體系，實(shí)現(xiàn)與部門績(jī)效指標(biāo)、個(gè)人KPI指標(biāo)掛 鉤，促成員工的滿足感、成就感、使命感，最終提升公司整體管理水平。
總結(jié)前期的工作，我們認(rèn)識(shí)到：學(xué)習(xí)+不實(shí)踐=零。最后，也請(qǐng)各位記住三個(gè)簡(jiǎn)單卻很有意義的公式：一是，開會(huì)+不落實(shí)=零；二是，布置工作+不檢查=零；三是，抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。
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